🏢 Wie is verantwoordelijk?

De verantwoordelijke voor de verwerking wordt hier nog aangevuld. Tot dan kan je met elke vraag terecht bij de contactpersoon onderaan deze pagina.

📋 Welke gegevens?

• Wie je bent: je naam, je ploeg, je rollen bij de post (zoals ambulancier, bevelvoerder, stagiair, ploegleider of planner), je e-mailadres en je gsm-nummer.
• Je beschikbaarheid: wat je per dag en per shift doorgeeft, je weekpatroon, de periodes waarin je er niet bent (met de reden, als je die invult) en of je klaar bent met je maand.
• De planning: de shiften en diensten waarop je staat, de dienstvoertuigen, je vervangingsvragen en je kandidaturen voor open plaatsen.
• Berichten: welke mails en pushmeldingen de app je stuurde en of ze aankwamen, en je voorkeuren voor meldingen.
• De WhatsApp-groep van de ziekenwagen: de app leest de berichten in de groep mee (tekst, naam en gsm-nummer van de afzender) om vervangingsvragen en aanbiedingen te herkennen. Ze plaatst zelf niets in de groep.
• Feedback: wat je via de knop Feedback instuurt, eventueel met een schermafbeelding van de pagina.
• Technische gegevens: per toestel waarop je pushmeldingen aanzette, het adres om die meldingen af te leveren en het soort toestel. Het logboek houdt bij wie wat wanneer deed, met het IP-adres en de browser, maar zonder de inhoud van berichten of wachtwoorden.

🎯 Waarvoor?

• het maandrooster van de ziekenwagen en de bevelvoering opmaken en de afspraken van de post bewaken, zoals de rotatie van de ploeg van dienst en de richtnorm;
• je berichten sturen over je planning, vervangingen en open plaatsen, volgens de voorkeuren die je zelf kiest;
• vervangingen regelen, ook als die in de WhatsApp-groep gevraagd worden;
• de planners helpen bij het overzetten van de planning naar Verdi (dat doen zij zelf, er is geen koppeling);
• cijfers over de bezetting en de verdeling van het werk, zoals het maandrapport;
• de app beveiligen en fouten opsporen.

Dit is nodig om de inzet van de post voor de dringende hulpverlening te organiseren, een taak van algemeen belang, waarvoor jij als lid ingezet wordt. De app gebruikt je gegevens niet voor iets anders, verkoopt ze niet en toont geen reclame.

De app beslist niets zelf over jou. De automatische aanbeveling voor het rooster en de tekstanalyse van berichten leveren altijd een voorstel dat een planner nakijkt.

👥 Wie ziet je gegevens?

• Je collega's zien in de planning wie op welke shift staat, en bij een vervangingsvraag wie voor dat moment beschikbaarheid doorgaf. Je gsm-nummer en e-mailadres zien zij niet.
• De planners zien je beschikbaarheid en je contactgegevens om te kunnen plannen. Je ploegleider ziet wat er voor de ploeg goedgekeurd moet worden, en bevelvoerders zien de planning van de bevelvoering. Enkel de beheerder kan het logboek inzien.
• Dienstverleners die de app laten werken, en dat enkel voor die taak:
  • Upsun: hosting en back-ups, in een datacenter in Stockholm (Zweden);
  • Google: aanmelden met je Google-account en de gedeelde agenda's met de planning;
  • SendGrid (Twilio, Verenigde Staten): het versturen van de mails;
  • Anthropic (Verenigde Staten): de tekstanalyse van berichten uit de WhatsApp-groep en van tekst die je zelf intypt. Anthropic gebruikt die gegevens niet om modellen te trainen;
  • de pushdienst van je toestel (Google, Apple, Mozilla of Microsoft): pushmeldingen gaan versleuteld, die diensten kunnen de inhoud niet lezen.

Voor de dienstverleners in de Verenigde Staten gelden de waarborgen die de Europese privacywetgeving (AVG) vraagt voor gegevens die de EU verlaten.

⏳ Hoe lang?

• verstuurde berichten: 30 dagen;
• berichten uit de WhatsApp-groep: 90 dagen, afgehandelde vervangingsvragen 90 dagen na de shift;
• periodes waarin je er niet bent: een jaar na de laatste dag;
• feedback: 180 dagen nadat ze afgehandeld is, en hoe dan ook niet langer dan een jaar;
• het logboek: 365 dagen;
• de planning en je beschikbaarheid blijven bewaard als geschiedenis van de dienst. Verlaat je de post, dan kan je vragen om je gegevens te wissen: de beheerder maakt je dan onherkenbaar en de planning uit het verleden blijft zonder naam staan.

De hosting maakt elke dag een back-up. Wat gewist is, verdwijnt pas helemaal als die back-ups vervallen.

🍪 Cookies en opslag op je toestel

De app gebruikt enkel wat ze nodig heeft om te werken. Er zijn geen cookies voor statistieken, tracking of reclame, en daarom ook geen cookiemelding.

• twee cookies van de app zelf: een om je aangemeld te houden (maximaal 7 dagen) en een tegen vervalste aanvragen;
• op je toestel: de lettergrootte die je koos, de laatst gekozen weergave van het dashboard, invoer die nog niet kon vertrekken omdat er even geen bereik was, en tot je het venster sluit, waar je in de app was;
• als app op je telefoon: de vaste bestanden van de app (opmaak, script, icoon en een pagina voor als er geen verbinding is). De planning zelf komt altijd vers van de server.

⚖️ Je rechten

• Inkijken: op je eigen pagina, tab Profiel, bij Mijn contactgegevens, download je met Download al mijn gegevens alles wat de app over jou bewaart.
• Aanpassen: je gsm-nummer, je e-mailadres en je meldingen pas je daar zelf aan. Voor de rest kan je terecht bij de planner of de contactpersoon hieronder.
• Laten wissen of beperken, en bezwaar maken tegen een verwerking: vraag het aan de contactpersoon hieronder.
• Een klacht indienen kan bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be). Spreek ons gerust eerst aan: vaak is iets snel opgelost.

🔒 Beveiliging

De verbinding is altijd versleuteld, en gsm-nummers, e-mailadressen, opmerkingen en IP-adressen staan versleuteld opgeslagen. Aanmelden kan enkel met het Google-account dat de post van je kent, en iedereen ziet enkel wat bij zijn rol hoort. Elke maand controleert de app zichzelf op gekende kwetsbaarheden. Een beveiligingsprobleem melden kan via security.txt.

📞 Vragen?

Met een vraag over je gegevens of over deze verklaring kan je terecht bij de planners van je ploeg.